CSE : 3 astuces pour optimiser son fonctionnement
CSE et assistante administrative indépendante, une collaboration efficace.
LE COMITÉ SOCIAL ET ÉCONOMIQUE ENTREPRISE
L’obligation faite aux entreprises de plus de 11 salariés de mettre en place un Comité social et économique (CSE) depuis le 1er janvier 2020 engendre des répercussions majeures. Ces impacts sont liés à l’investissement en matière de temps, de compétences spécifiques et de moyens financiers et matériels. D’ailleurs, les entreprises ne disposent pas toujours des ressources nécessaires pour s’acquitter de cette tâche. C’est pourquoi l’assistante administrative commerciale indépendante représente une solution efficace pour optimiser le fonctionnement du CSE. Ainsi, dans cet article, nous vous invitons à découvrir trois précieuses astuces que peut apporter une secrétaire administrative indépendante lors de sa collaboration avec le comité d’entreprise.
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Optimiser le fonctionnement du CSE en externalisant la rédaction des rapports
Grand nombre de tâches administratives au sein du CSE sont chronophages. Une secrétaire indépendante peut alléger la charge du comité en proposant ses services de secrétariat sur des missions très concrètes.
Retranscription des procès-verbaux
Faire appel à une secrétaire administrative freelance pour de la retranscription d’une réunion du CSE peut représenter une solution efficace. Notamment pour les entreprises qui ne disposent pas de ressources internes suffisantes dédiées à cette fonction ou qui ont besoin d’une flexibilité accrue. Dans ce sens, l’assistante effectue la retranscription dans un format approprié, généralement sous forme de procès-verbaux. Elles captent les points essentiels des discussions, des décisions prises, les actions à mener. Puis, elle les retranscrit de façon impartiale et confidentielle, dans les délais impartis. Enfin, elle s’adapte aux besoins changeants du CSE concernant les réunions régulières et spéciales, les changement de calendrier, etc.).
Mise en page et correction des rapports professionnels
La secrétaire indépendante est une professionnelle qualifiée qui apporte une expertise dans le domaine de la rédaction. Elle assure la mise en forme sous Excel, Word ou PowerPoint de ces comptes rendus, mais aussi des rapports et des documents qui touchent aux grands projets du CSE, ses bilans et ses budgets. Ainsi, elle met à disposition de son client des documents clairs, complets et objectifs qui touchent aux :
- rapports d’activité,
- avis et recommandations,
- bilans sociaux,
- budgets sur les activités,
- dossiers sur des projets importants,
- documentations sur la formation des membres du bureau,
- documents sur la santé et sécurité au travail.
Tous ces documents contribuent à une communication interne efficace et à une prise de décision éclairée pour les gestionnaires.
En déléguant la rédaction des comptes rendus et autres dossiers à une secrétaire administrative indépendante, les membres du CSE gagnent un temps précieux, soit environ 4 heures. Ce temps, ils peuvent le consacrer à d’autres tâches et responsabilités.
Faire gagner du temps au CSE en déléguant la gestion des commandes et le suivi des tableaux financiers
Le CSE procède à des achats pour son fonctionnement et pour offrir des produits à prix avantageux aux salariés. Elle apporte aussi un soutien indéniable à la gestion de la trésorerie. Une secrétaire indépendante peut assumer un panel de tâches et de responsabilités dans ces domaines.
La recherche de fournisseurs et la comparaison de devis
En accord avec les objectifs du CSE, la recherche constante de nouveaux fournisseurs offrant le meilleur rapport qualité-prix peut s’avérer être une tâche exigeante. C’est pourquoi une assistante administrative indépendante peut assumer la responsabilité de comparer les prix et la qualité des produits en se basant sur les avis des employés. Elle entreprend cette démarche en sollicitant des devis qu’elle examinera et négociera par la suite. De plus, pour des événements spéciaux, elle se charge également de chercher des prestataires appropriés.
La passation et le suivi des commandes
Afin d’améliorer son efficacité, le CSE a la possibilité de confier à une secrétaire indépendante la responsabilité de passer des commandes aux fournisseurs préalablement choisis par le comité d’entreprise. Les achats sont variés : chèques vacances, cadeaux de fin d’année, fournitures pour le bureau du comité, commande sur catalogue des salariés, etc. D’ailleurs, cette professionnelle veille à ce que les commandes soient correctement réceptionnées et respectent les délais de livraison prévus. Enfin, en cas de retard, elle se charge des relances et de la résolution des problèmes.
La gestion de la trésorerie et la mise à jour des tableaux de bord financiers
La gestion de la trésorerie est au cœur de la contribution de la secrétaire indépendante dans le processus de régie des commandes. En effet, elle possède l’expertise nécessaire pour effectuer une ventilation précise des opérations, que ce soit au sein des tableaux de bord du comité d’entreprise ou à l’aide d’un logiciel dédié. Cette initiative permet à son client d’obtenir une vision claire de sa situation financière.
De plus, une autre responsabilité récurrente de cette profession consiste à vérifier minutieusement la concordance entre l’extrait de compte et les différentes pièces justificatives, notamment les factures, les notes de frais et les remboursements d’avance de frais. Cette tâche garantit une parfaite correspondance entre les transactions bancaires et les dépenses engagées, réduisant ainsi les risques d’erreurs ou de paiements en double. À cet égard, il est fréquent qu’elle sollicite les pièces manquantes.
Enfin, la secrétaire administrative freelance sécurise également les documents financiers essentiels, tels que les factures et les justificatifs, en les numérisant avec soin et en les enregistrant de manière systématique. Cette démarche assure leur disponibilité en cas de besoin et contribue à assurer la conformité aux exigences légales tout en préservant l’historique financier de l’organisation.
Sous-traiter la communication auprès des salariés pour soulager le CSE
Le CSE a de nombreuses responsabilités telles que la tenue des réunions, la négociation des accords collectifs, l’examen des questions de santé et de sécurité. En déléguant certains aspects de la communication, le comité peut mettre l’accent sur des tâches fondamentales tout en demeurant conscient que l’une de ses principales priorités consiste à informer les salariés.
L’intervention de la secrétaire indépendante dans la communication du CSE auprès des salariés
Certaines communications du CSE sont obligatoires, notamment la publication de procès-verbaux. Elles visent à tenir informés les salariés, la direction et les représentants du personnel. D’autres correspondances existent et permettent aux salariés d’être informés des activités du comité d’entreprise, des événements à venir, des avantages sociaux. Dans cette optique, une secrétaire administrative indépendante joue un rôle essentiel dans la communication du CSE auprès des salariés. De fait, elle peut concevoir ou mettre en forme des supports de communication professionnels tels que des newsletters, des brochures et des affiches informatives, des courriers électroniques. Elle suit les étapes de la stratégie de communication du CSE, rédige et formate les contenus, puis assure l’impression et le classement pour diffusion des messages de diverses manières.
L’utilisation efficace des canaux de distribution pour diffuser de l’information
En effet, la secrétaire professionnelle connaît des moyens de communication des entreprises. Elles conseillent souvent les membres du CSE sur les canaux les plus efficaces pour atteindre les salariés. Toutefois, ces canaux dépendent de la taille et culture d’entreprise, des préférences des employés. Sont concernés :
- L’intranet qui se définit par une plateforme en ligne privée. Elle consent la publication des informations, des documents sur les médias sociaux de l’organisation, les newsletters internes.
- La messagerie qui permet d’envoyer des mails et de communiquer avec les salariés. C’est un moyen rapide et direct.
- Les tableaux d’affichage positionnés dans des endroits où les passages des employés sont importants. Ils permettent d’exposer les actualités, les événements à venir, les annonces et les avantages du CSE.
- Les affichages numériques placés dans des zones communes ou de passage tels que les halls d’entrée, les salles de pause diffusent des informations en boucle du CSE.
- Les plateformes de médias sociaux internes à l’entreprise. Elles facilitent la communication entre les employés et le CSE grâce aux groupes et forums de discussion.
- Les newsletters imprimées ou électroniques. Elles signalent aux travailleurs de manière conviviale des actualités, des projets et des actions du comité.
Tous ces moyens de communication sélectionnés par le CSE garantissent une communication efficace et transparente auprès des salariés.
Ainsi, le CSE peut bénéficier de soutien en déléguant certaines tâches administratives telles que la rédaction de procès-verbaux, la gestion financière des commandes et la communication avec les employés. Cette collaboration s’effectue avec des assistantes administratives indépendantes, des professionnelles qui apportent leur expertise et leur professionnalisme au quotidien. Bien entendu, leur domaine d’intervention est étendu, qu’il s’agisse de missions ponctuelles ou régulières, complexes et minutieuses. Dans cette optique, découvrez comment une assistante indépendante peut aider un CSE dans l’exécution de ses responsabilités.
