Missions principales d'une secrétaire freelance
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Trois missions principales d’une secrétaire freelance

Entrer dans le cœur du métier de la secrétaire freelance.

TRAVAILLER EN TANT QU'INDÉPENDANT

Vous êtes à la recherche d’une secrétaire freelance pour vous assister dans des missions administratives ponctuelles ou récurrentes ? Parce que vous savez que vous avez besoin d’une professionnelle pour vous accompagner dans votre activité. Pour autant, vous aimeriez en savoir plus sur les missions principales qu’une secrétaire freelance peut réaliser ? Telle une secrétaire salariée, elle assume une variété de missions et contribue au développement de votre entreprise. Découvrez alors  dans cet article trois missions principales de votre secrétaire freelance.

Votre assistante personnelle

By votre assistante freelance 3 minutes de lecture environ

Mission principale de la secrétaire freelance : la gestion de tâches administratives

La gestion administrative des tâches regroupe un ensemble de missions que votre assistante freelance prend en main. Nous nous attardons ici sur le courrier et la boite mail, la gestion de votre emploi du temps, le tri de vos dossiers.

La gestion des flux de courriers et des e-mails par la secrétaire freelance

En tant que dirigeant d’une PME ou TPE, vous perdez énormément de temps à consulter et trier les e-mails, à répondre aux questions tout en étant concentré sur d’autres opérations majeures de votre activité. Vous n’en pouvez plus des messages dans votre boite mail et vous aimeriez qu’une personne compétente vous aide à faire du tri. Votre secrétaire freelance vous assiste pour vous décharger de cette tâche administrative encombrante. Elle crée pour vous des outils et des méthodes pour trier, classer dans des dossiers, générer des règles automatiques et des filtres. Son objectif se tient au fait que vous disposez d’une boite de réception organisée afin de gagner du temps.

Votre secrétaire freelance assume la préparation des réunions, des déplacements, des salons commerciaux

Vous êtes amené à vous déplacer régulièrement pour rencontrer vos partenaires et vos clients ? De plus, vous devez être aussi présent aux réunions sans pour autant avoir le temps de préparer les rendez-vous, de gérer les modifications dans votre agenda ? Pensez à votre assistante indépendante qui peut prendre en charge votre emploi du temps et vous libérer de cette charge mentale qui vous affecte. Son expérience et sa sérénité vous apportent de l’efficacité dans l’organisation de vos journées. Concrètement, votre secrétaire freelance coordonne les opérations commerciales, logistiques avec l’ensemble des intervenants. Elle prépare les outils marketing.

Autre mission de votre secrétaire freelance : le tri et l'organisation de vos documents et dossiers

Les entrepreneurs se laissent souvent dépasser par la quantité de documents générés dans leur boite mail et par le courrier postal. Tous ces papiers s’entassent dans un coin sur leur bureau ou dans des tiroirs. Or, vous savez que certains documents doivent être classés et archivés. La secrétaire indépendante a la connaissance des écrits à conserver et peut vous accompagner dans le tri, le classement de vos dossiers et documents officiels dans des classeurs ou dans des dossiers numériques.

La prise en charge de missions commerciales par votre secrétaire freelance

La stratégie commerciale des petites entreprises telles que les PME/TPE/ETI est souvent orientée sur le développement de leur portefeuille client sur leur marché cible. Pour les aider à atteindre leur objectif, la secrétaire freelance leur propose la réalisation de différentes tâches commerciales :

Saisie des devis, des bons de commandes et de livraison, des factures

Méthodique et organisée, votre assistante commerciale freelance effectue la saisie des devis, leur suivi et elle fait des relances des devis non aboutis auprès des prospects et des clients. Aussi, elle saisit les bons de commande et les bordereaux de livraison. Elle prépare et envoie les factures aux clients, elle prend en charge les relances en faisant le suivi des impayés. Elle vous propose également de faire le pointage des relevés bancaires.

Saisie d'un fichier client et réalisation d'un publipostage ou e-mailing

Vous avez besoin de communiquer efficacement sur une offre personnalisée ou un évènement ? Votre secrétaire freelance constitue pour vous un fichier client et réalise votre publipostage qui consiste à envoyer un message en masse à plusieurs prospects et clients. Elle assure le traitement des retours. Le publipostage correspond à un moyen direct pour se démarquer. Il figure comme un facilitateur valorisant et fidélisant. De la même façon, votre secrétaire freelance sait utiliser les outils de la communication digitale pour réaliser un e-mailing personnalisé. Annoncer un nouveau produit, une nouvelle offre auprès de votre clientèle n’a pas de secret pour elle.

Les missions d'une secrétaire freelance ressources humaines

Faciliter le quotidien des artisans, commerçants et entrepreneurs en général, c’est l’objectif premier de la secrétaire indépendante, vous l’avez compris. Elle va encore plus loin en apportant une autre valeur ajoutée non négligeable : la gestion des ressources humaines qui passe par la gestion du personnel, l’aide au recrutement et la communication interne.

Assistance de la secrétaire freelance sur les tâches de recrutement

Particulièrement adaptée aux entreprises à forte main-d’œuvre et au turn-over, une assistante ressources humaines freelance est d’un soutien considérable : elle vous accompagne dans le processus de recrutement des employés, des stagiaires et des alternants. Puis, elle vous assiste dans la diffusion des offres d’emplois, elle trie les candidatures, elle organise les rendez-vous des entretiens.

Gestion du personnel et mission administrative

Les missions qui touchent la gestion administrative du personnel se caractérisent de différentes façons pour la secrétaire freelance. En effet, elle peut suivre l’échéance des contrats de travail et d’intérim, leur renouvellement. Elle intervient dans la mise à jour des dossiers du personnel tels que l’organisation des visites médicales, l’enregistrement des congés et des absences, etc. Elle établit les plannings des congés du personnel. Vous pouvez aussi confier des missions de secrétariat à votre assistante indépendante qui fait le lien entre les organismes, les employés et le service comptabilité.

Gestion de la communication interne de l'entreprise

Votre secrétaire freelance vous accompagne dans la communication interne de votre entreprise sous différentes formes :

  • La mise en page des supports de communication internes (livret d’accueil, fiche de poste, lettre d’information interne, extranet).
  • La saisie des procédures et processus internes.
  • La création et la mise à jour des tableaux de bord diffusés par période au personnel.
  • La coordination et la transmission des informations au sein de l’entreprise.

Vous connaissez désormais les trois grands axes de missions de la secrétaire freelance : la gestion administrative, la gestion commerciale, la gestion des ressources humaines. Vous comprenez que les tâches que vous pouvez confier à votre secrétaire freelance sont nombreuses et variées, compte tenu de son expertise dans des domaines divers. Un besoin particulier de vous dégager du temps ou aider votre personnel dans son quotidien ? Allez-y, n’attendez plus, contactez Adéquation Secrétariat et définissons ensemble vos besoins et vos attentes.

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