L’outil de gestion de projet Trello pour mieux collaborer
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3 astuces pour optimiser votre gestion de projet avec Trello

ParVotre Assistante Freelance

Optimiser la gestion de projet avec le logiciel Trello.

Trello est un logiciel de gestion de projet gratuit, collaboratif, intuitif et flexible, idéal pour les TPE, PME, start-up et freelances. En 2025, il figure parmi les outils de gestion les plus populaires au monde avec plus de 90 millions d’utilisateurs. D’ailleurs, votre assistante administrative d’Adéquation Secrétariat l’utilise pour gérer les missions. Grâce à ses tableaux, listes et cartes, cet outil permet d’organiser visuellement vos tâches, de gérer les échéances et de prioriser les actions. Ses fonctionnalités d’automatisation, comme Butler, aident à éliminer les tâches répétitives. Tandis que les Power-Ups étendent ses capacités pour s’adapter à votre méthodologie de gestion de projet. Dans cet article, découvrez trois astuces qu’Adéquation Secrétariat partage afin d’exploiter pleinement Trello, gagner en agilité et booster votre productivité.

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By votre assistante freelance 3 minutes de lecture environ

Organisez vos projets avec des tableaux et des listes claires avec Trello

Le saviez-vous ? Trello est un outil de gestion de projet puissant qui doit s’appuyer sur une structure efficace de vos tableaux. Une bonne organisation permet de gagner du temps et d’améliorer la collaboration.

Créez des tableaux adaptés à chaque projet ou équipe

En tant que secrétaire administrative indépendante, j’utilise Trello tous les jours pour organiser les missions de mes clients. Il me permet de gagner du temps. D’ailleurs, plutôt que d’utiliser un seul tableau pour tous mes projets, je crée des tableaux Trello gestion de projet spécifiques qui peuvent se traduire par :

  • Un tableau par client ou par mission

  • Un tableau par équipe ou département (marketing, commercial, ressources humaines)

  • Un tableau pour la communication digitale (réseaux sociaux) et les tâches administratives

Ainsi, cette séparation vous permet de garder une vue d’ensemble et d’éviter de vous perdre dans une multitude de cartes. Cela écarte la surcharge d’informations et facilite le suivi.

Utilisez des listes pour structurer les étapes (à faire, en cours, terminer)

Vous vous sentez débordé entre les mails, l’agenda et les idées éparpillées sur post-it ? Trello peut vraiment vous apporter une clarté dans votre organisation. Par exemple, dans chaque tableau créé par projet, organisez vos tâches avec des listes claires comme :

  • À faire : tâches non commencées

  • En cours : tâches en cours de réalisation

  • Terminé : tâches finalisées

Ainsi, vous voyez en un coup d’œil où vous en êtes. De plus, vous pouvez ajouter d’autres étapes comme « en attente » ou « en revue » selon vos besoins. Puis, pour une gestion plus fine, utilisez les étiquettes de Trello afin de classer vos tâches par priorité (urgent, important, optionnel) ou par catégorie (marketing, support, production). Les étiquettes colorées permettent de repérer rapidement les tâches les plus importantes.

Ajoutez des modèles pour gagner du temps

Vous perdez du temps à recréer les mêmes documents ou tâches pour chaque nouveau projet ? Le logiciel de gestion Trello vous permet de constituer des modèles de cartes ou de tableaux. Si vous pilotez régulièrement des projets similaires, comme la création de contenu ou l’organisation de campagnes marketing, créez un modèle avec les listes et les tâches récurrentes déjà configurées. Pour cela :

  • Allez dans « Plus » → « Enregistrer comme modèle »

  • Réutilisez-le pour chaque nouveau projet

De cette façon, vous standardisez votre flux de travail, dit workflow, et évitez de tout recommencer à zéro. Et en un clic, vous pouvez générer un nouveau projet complet, prêt à l’emploi et ajouter des dates d’échéances. Cela se résume à un vrai gain de temps.

Optimisez la gestion de projet : automatisation des tâches répétitives avec les power-ups

L’outil de gestion de projet Trello propose des fonctionnalités d’automatisation supplémentaires à vos tableaux pour éliminer les tâches manuelles et répétitives et simplifier votre gestion de projet.

Configurez des règles avec Butler pour automatiser les actions fréquentes

Butler est l’automatisation intelligente intégrée à Trello. Vous pouvez configurer des règles pour que les cartes passent automatiquement de « À faire » à « En cours » lorsque vous leur assignez une date d’échéance. D’ailleurs, quand une carte est ajoutée dans la liste « À faire », Butler lui attribue une date d’échéance par défaut et vous envoie un rappel la veille. D’autres exemples d’automatisation existent :

  • Déplacer une carte dans « Terminé » quand elle est marquée comme faite.

  • Envoyer une notification quand une carte est attribuée à quelqu’un.

  • Créer une tâche récurrente chaque lundi.

Utilisez les Power-Ups adaptés

Outre Butler, sachez que l’outil de gestion Trello propose de nombreux power-ups qui peuvent transformer votre expérience de gestion de projet. Les power-ups étendent les fonctionnalités de Trello. Voici quelques indispensables que je partage :

  • Calendar affiche vos tâches sous forme de calendrier avec toutes les échéances

  • Card Repeater crée des tâches récurrentes automatiquement

  • Custom Fields ajoute des champs personnalisés aux cartes (budget, priorité, contact client, etc.)

  • Advanced Checklists : Suivre des sous-tâches précises

Synchronisez Trello avec d'autres outils (Google Calendar, Slack)

Pour une meilleure productivité, vous pouvez connecter Trello à vos outils préférés :

  • Google Calendar permet d’afficher vos deadlines Trello dans votre agenda.

  • Slack peut vous transmettre en temps réel des mises à jour importantes sur vos projets. Vous recevez des notifications Trello directement dans Slack, ce qui favorise la collaboration en temps réel.

  • Zapier favorise l’automatisation des workflows entre Trello et d’autres applications.

Suivez vos priorités et échéances efficacement

Une gestion de projet réussie nécessite un suivi rigoureux des priorités et des échéances.

Utilisez les étiquettes pour catégoriser vos tâches

Dans mon métier d’assistance au secrétariat, j’utilise les étiquettes de Trello. Elles ne servent pas uniquement à signaler les priorités urgent, en attente, faible priorité. Vous pouvez les adopter pour classer vos tâches par type comme :

  • Identifier les bugs, les améliorations.

  • Marquer les clients ou les projets internes.

Commentez et partagez des fichiers

Le logiciel gestion de projet Trello vous permet de collaborer facilement et efficacement avec votre équipe et vos collègues. En effet, chaque carte Trello gestion de projet favorise les commentaires pour une contribution fluide :

  • en ajoutant des remarques sur chaque carte pour donner des mises à jour ou instructions, poser des questions ;

  • en joignant des fichiers (PDF, images, liens) directement dans les cartes depuis votre ordinateur, Google Drive ou autre ;

  • en mentionnant des collègues avec @ pour les notifier et entamer la collaboration.

Activez les notifications pour ne rien oublier

Croyez-moi, les notifications sont vos meilleures alliées pour ne rien manquer et rester informé. Pour cela, il suffit d’activer les :

  • notifications par e-mail pour les échéances,

  • rappels sur mobile via l’application Trello,

  • alertes en temps réel quand une carte vous est assignée.

Vous pouvez également utiliser Butler pour recevoir des notifications automatiques sur les échéances imminentes.

Suivez l’avancement avec les calendriers

À la manière d’un planning, le power-up Calendar vous offre la possibilité de :

  • voir tous les délais et dates limites en un coup d’œil,

  • glisser ou déposer des cartes pour ajuster les dates,

  • exporter le calendrier vers Google Calendar.

En combinant ces astuces, vous optimiserez considérablement votre gestion de projet avec Trello.

Ainsi, avec ces 3 astuces, vous découvrez tout le potentiel de l’outil de gestion Trello et maitrisez les fondamentaux d’une gestion de projet optimisée. Indépendant, PME, TPE et start-ups, cet outil vous aide à organiser vos tâches, automatiser les processus et suivre vos échéances efficacement. Alors, maintenant, vous imaginez bien ce nouveau logiciel gratuit pour votre organisation ? Vous souhaitez vous organiser avec Trello sans savoir par où commencer ? Adéquation Secrétariat peut vous aider à créer votre premier espace de travail. Parlons-en !

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