Boîte mail professionnelle saturée : 3 solutions pour les dirigeants de TPE
Gestion de votre boite mail professionnelle par une assistante administrative externalisée.
Vous ouvrez votre boite mail professionnelle pour répondre à un message urgent. Mais vous tombez sur des correspondances non lues. Vous cliquez. Dix minutes plus tard… Vous avez lu une newsletter, deux mails et ouvert des pièces jointes. Et vous avez oublié pourquoi vous étiez venu au départ ! Malheureusement, votre boite mail vient encore de gagner une manche… De fait, quand on dirige une TPE, les mails affluent. Un client vous demande une information. Un fournisseur relance. Un partenaire vous sollicite. Des notifications tombent et s’enchaînent les unes derrière les autres. Votre boite de réception finit par ressembler à un grenier où s’entasse une multitude de messages. Et vous vous dites « je verrai cela plus tard ». Mais plus tard coûte du temps, de l’énergie et des opportunités commerciales. Toutefois, il y a une bonne nouvelle : une boite mail professionnelle saturée n’est pas une fatalité. Reprenez-en le contrôle ! Dans cet article, vous découvrez les trois clés pour l’optimisation de votre messagerie électronique et les bénéfices d’un accompagnement sur mesure par Delphine Langevain de Adéquation Secrétariat.
By votre assistante freelance 3 minutes de lecture environ
Pourquoi la boîte mail professionnelle des dirigeants de TPE devient-elle rapidement saturée ?
La question fatale que se posent mentalement les entrepreneurs : « Pourquoi autant de mails ? Ma boite mail est saturée autant que ma tête… » Trois raisons à cela, découvrez-les :
Une boîte mail professionnelle qui déborde lorsqu'on dirige une TPE
En tant que chef d’entreprise ou entrepreneur, le dirigeant de TPE est au four et au moulin. Effectivement, il se doit de gérer le commercial, les RH, l’administratif et la technique. Sa boîte de réception professionnelle centralise donc un volume important d’emails très hétérogènes. Il reste aussi le point de contact unique pour les clients, fournisseurs, banques, administrations, collaborateurs. Et contrairement aux dirigeants de grandes structures, le chef d’entreprise de TPE n’a pas forcément d’assistant pour trier et gérer les courriers électroniques professionnels. C’est le cas de Laurent, gérant d’une franchise AD dans le Maine-et-Loire. Laurent ne manque pas d’organisation volontairement. Il est simplement absorbé par son cœur de métier : le diagnostic et la réparation automobile. Entre l’atelier, les véhicules, les urgences clients, les devis, il ne prend pas le temps du soin de sa boite de réception et des 2 400 messages. C’est pourquoi il a fait appel à moi pour « faire du ménage » dans sa messagerie, comme il aime bien dire.
Quels sont les signes qu'une boîte mail professionnelle nuit à votre productivité ?
Ainsi, dirigeants de TPE, les premiers signes que votre une boîte mail professionnelle est saturée se résument en trois points :
- l’accumulation de courriers non lus, c’est-à-dire des centaines ou milliers de messages ;
- un retard de traitement ou l’oubli d’un message engendrent des retards de réponse et des opportunités perdues ;
- la sensation de subir l’afflux des mails, ce qui entraîne une surcharge informationnelle et une anxiété quotidienne face au désordre de votre boite de réception.
Ce fut le cas de mon client Olivier depuis le départ de son assistante : 3 556 mails non lus. Une boite mail sans véritable suivi génère des informations utiles noyées dans la masse. Donc pour que je puisse travailler efficacement sur le traitement des factures de vente de pièces détachées, il a fallu remettre de l’ordre, retrouver les bons éléments et redonner une logique à l’organisation d’Oliver.
Comment les emails permanents perturbent-ils l'organisation et la performance d'un dirigeant de TPE ?
Les éléments suivants en lien fort avec votre messagerie professionnelle vous démobilisent en tant que dirigeants de TPE :
- Les notifications sonores ou visuelles provoquent une déconcentration permanente, dispersion de l’esprit et surcharge mentale.
- Vous passez votre temps à répondre à des messages au lieu de vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée ou sur le développement stratégique de votre petite entreprise.
- L’absence de structure de votre boite mail vous oblige à chercher, à vous souvenir et à relire plusieurs fois la même chose. Cela a pour conséquence une perte de temps et une désorganisation du temps de travail.
Comment reprendre le contrôle d'une boîte mail professionnelle saturée en 3 solutions concrètes ?
Dès aujourd’hui Adéquation Secrétariat vous aide à mettre en place une organisation réaliste, adaptée à votre façon de travailler.
Organiser votre boîte mail professionnelle avec des dossiers et des filtres intelligents
Dans l’organisation de votre boite de réception, je souligne ces points essentiels pour une efficacité et un gain de temps :
- Créer une structure de dossiers clairs qui consiste à configurer un système de messagerie basé sur des dossiers, des étiquettes thématiques simples et mémorables. Dans ce sens, j’ai accompagné dernièrement Kévin, plombier-électricien pourtant très à l’aise en informatique. Très occupé par l’installation de pompes à chaleur, il m’a confié la réorganisation de sa boite mail. J’ai alors créé des sous-dossiers adaptés à son activité.
- Mettre en place des filtres automatiques. Ainsi je programme des règles automatiques pour délester la boite de réception principale. Ces mails dits « informatifs » ou ne nécessitant pas d’action sont envoyés directement dans des outils de suivi adapté vers des dossiers spécifiques sans passer par l’identification « non lus » de la boite mail professionnelle.
- Classer de façon pragmatique et adaptée. Là, pour Kévin j’ai utilisé des fonctionnalités de tri pour archiver ou supprimer immédiatement après lecture. Nous avons évité ainsi le stockage inutile de messages dans le dossier d’arrivée.
Automatiser et prioriser la gestion de votre boîte mail professionnelle
Mon accompagnement et ces adaptations touchent à des mécanismes ou habitudes qui vous permettent aussi de gagner du temps. C’est pourquoi je vous accompagne aussi dans la planification des sessions de traitement. Ensemble, nous définissons des créneaux réguliers de traitement adaptés à votre rythme. Ainsi, vous arrêtez de consulter votre messagerie en continu ou dès que vous recevez un message. Nous pouvons aussi optimiser cette initiative en coupant les notifications. Vous noterez alors une meilleure concentration et vous gagnerez en efficacité. Ensuite, j’adopte la méthode « Inbox Zéro » qui consiste à appliquer un traitement aux mails non lus. Plusieurs possibilités existent :
- les supprimer,
- les archiver,
- y répondre dans l’immédiat,
- vous le transformez en tâche planifiée.
Enfin, je préconise parfois des modèles de réponses. Cette action entraîne une automatisation de réponses récurrentes grâce à des courriers type. Ces modèles sont enregistrés dans le système de messagerie. Ils vous font gagner énormément de temps.
Réduire le volume d'emails pour gagner du temps au quotidien
Lors d’un remplacement dans une TPE près d’Angers, j’ai constaté que tous les mails étaient conservés depuis 2021 dans la boîte de réception. Mon premier conseil a été simple : archiver les messages importants et supprimer ceux qui n’avaient plus d’utilité. Une boîte mail n’est pas un espace d’archives. Elle doit rester un outil de travail. Pour passer d’une boite mail professionnelle saturée à une boite mail optimisée et visuellement simplifiée, voici comment j’accompagne mes clients :
- Désencombrement et nettoyage de votre messagerie en faisant du tri. Mais direz-vous : « comment fait-on du tri dans sa boite mail professionnelle ? » La réponse reste simple : avec vous à mes côtés, je peux réaliser un tri massif des spams sachant que la plupart sont à supprimer.
- Certains flux de discussions ou demandes sont transférés vers des outils collaboratifs ou vers vos collaborateurs. Vous éviterez ainsi des courriels à rallonge où vous n’êtes plus ou pas concerné par le sujet.
- Dans la rédaction des objets de messages explicites et des mails concis. Ils vous permettent ainsi d’en traiter plus et de mieux les classer. Mais aussi ils incitent les correspondants à en faire de même. Alors, tout le monde se trouve avec une boite mail professionnelle simplifiée.
Par conséquent, en vous accompagnant sur ces solutions de gestion de boite mail professionnelle saturée, vous vous sentez plus léger au quotidien. Vous gagnez en agilité en tant que dirigeant de votre TPE. Adéquation Secrétariat est en effet là pour vous accompagner dans vos difficultés administratives qui encombrent votre cœur de métier. Quelques heures par semaine, par mois ? Delphine s’adapte à votre besoin. Mais aussi, elle vous fait gagner en organisation et en productivité. Avec Adéquation Secrétariat, adieu les boites mail professionnelles qui débordent !
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