Pourquoi le coût de la gestion administrative pèse-t-il autant sur les petites entreprises ?
Faire face au coût de la gestion administrative des petites entreprises.
Le coût de la gestion administrative est devenu un frein majeur à la croissance des petites entreprises en France. En effet, au-delà du cœur de métier, une ombre plane sur la rentabilité des petites sociétés : la paperasse. Entre l’entrée en vigueur du RGPD, la mise à jour constante des documents formalistes et la complexité croissante des documents légaux, les dépenses administratives augmentent. Pourquoi sont-elles aussi lourdes ? Comment optimiser votre trésorerie ? Dans cet article, vous découvrirez une analyse de ce gouffre souvent sous-estimé ; puis comment vous pouvez y faire face en employant des méthodes « à la carte » possibles grâce à l’externalisation.
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Le coût de la gestion administrative reste énorme
Pour beaucoup de dirigeants, l’administration est un « mal nécessaire ». Pourtant, lorsqu’on traduit ces tâches en chiffres, le constat se trouve sans appel : le poids financier et humain est colossal.
En temps de travail
Selon une étude de 2023 du Syndicat des Indépendants et des TPE (SDI), un dirigeant consacre environ 8 heures par semaine aux tâches administratives. Nous pouvons légitimement nous demander si ce temps ne gagnerait pas à être alloué à des activités à plus forte valeur ajoutée correspondant au rôle stratégique du dirigeant.
En coût fixe
Recruter une assistante administrative en interne vous semble être la solution logique. Toutefois, sachez que les coûts directs et indirects restent très élevés :
- Les coûts directs correspondent à un salaire brut moyen entre 2 000 et 2 500 €/mois, auquel il faut ajouter 40 à 45 % des charges patronales ;
- Les avantages sociaux tels que les primes, congés payés et gestion des arrêts maladie ;
- Les coûts indirects équivalents au poste de travail (ordinateur, casque, logiciels, fournitures), au temps de formation, à la supervision…
Cette option offre une certaine stabilité. Cependant elle impose une rigidité contractuelle et une charge fixe difficile à absorber en cas de baisse d’activité. De plus, elle ne permet pas vraiment de réguler le besoin réel en cas de nécessité de quelques heures par semaine ou de conduite d’un dossier spécial.
En coût caché : le coût d’opportunité
Vous ne vous en rendez pas compte, mais la réalité du coût caché de la paperasse se fait douloureuse. Lorsque vous répondez aux mails ou que vous traitez un dossier avec les Administrations, pendant ce temps, vous ne prenez pas de décision pour votre entreprise ou vous ne prospectez pas. Ainsi, si on valorise les 8 heures hebdomadaires de temps consacré aux tâches administratives à un taux moyen de 80 €/heure, le manque à gagner s’élève à plus de 33 000 € par an. Ce montant représente le chiffre d’affaires que vous auriez pu générer en vous concentrant sur le développement de votre entreprise.
La complexité administrative : un fardeau et une dépense pour les TPE
Hormis les frais qu’elle engendre, la gestion administrative présente un autre défi : sa complexité. Elle nécessite une expertise spécifique et des connaissances constamment actualisées.
Multiplicité et complexité des tâches administratives
Votre petite entreprise doit faire face à une bureaucratie identique à celle d’une grande structure. En effet, en tous points, vous avez à gérer :
- La traçabilité absolue qui concerne la conservation de chaque échange et de chaque contrat.
- Le pilotage des flux constants qui touchent aux courriers, courriels, à la saturation des boites mail…
- Les obligations légales qui relèvent de l’URSSAF, des déclarations de TVA, de la conformité RGPD, des assurances professionnelles, de la sécurité sociale, des impôts…
- L’absence de mutualisation qui empêche les TPE de diluer ses coûts de gestion administrative et comptable sur des centaines de salariés.
Les effets dévastateurs des coûts indirects
L’accumulation de ces tâches représente des risques : la surcharge mène souvent à des erreurs à différents niveaux :
- facturation
- déclarations
- devis
- dossier client
- distribution des produits
- etc.
Par ailleurs, sur le plan humain, le poids des tâches de secrétariat entraîne du stress et de la fatigue chronique pouvant provoquer, chez vous dirigeant, une perte de sens. Ce poids demeure souvent un frein à l’innovation et au dynamisme commercial de votre entreprise. Mais il existe des solutions qui peuvent vous soulager sans vous « coûter un bras ».
Les solutions : l’externalisation pour réduire les coûts de la gestion administrative
Face à ce constat, une tendance forte se dessine : l’externalisation du secrétariat rendue possible en fonction des besoins des petites entreprises.
Une gestion administrative à la carte pour réduire les coûts
Selon le SDI, les charges administratives externes ne représentent que 1 à 3 % du chiffre d’affaires pour 54 % des TPE. Un investissement bien plus rentable qu’une structure interne rigide. En effet, l’externalisation permet de transformer vos coûts fixes en coûts variables. Elle vous permet aussi de vous décharger partiellement ou complètement si vous n’avez pas de service dédié à la gestion administrative. En faisant appel à une assistante indépendante, vous bénéficiez d’un accompagnement flexible sur mesure à différentes étapes :
- la bureautique pour la tenue des agendas, les courriers, le tri des mails, l’archivage papier ou numérique ;
- la gestion commerciale pour la relance des devis et le suivi de la relation client ;
- le suivi comptable avec la préparation des pièces pour l’expert-comptable et la relance des factures impayées ;
- l’interface administrative incluant la conduite des relations avec l’URSSAF, l’inspection du travail ou la médecine du travail.
Réduire les coûts de la gestion administrative en faisant appel à une assistance indépendante
Opter pour une prestataire externe, c’est vous offrir une « fée du secrétariat » flexible, efficace et polyvalente sans les contraintes de l’embauche. L’assistante administrative et commerciale intervient quand vous en avez besoin, pour le volume d’heures nécessaires. Compte tenu de son expertise toujours renouvelée, elle s’adapte à tout type de demandes. Elle vous accompagne en plus dans votre organisation afin de vous libérer du temps.
Ainsi, le coût de la gestion administrative ne doit pas figurer comme un frein au développement de votre entreprise et à votre tranquillité. De fait, en déléguant des tâches chronophages à une professionnelle du secrétariat, vous récupérez une ressource précieuse : votre temps. Par conséquent, êtes-vous prêt à vous redonner du souffle et à gagner en efficacité administrative ? Dans ce cas, contactez Adéquation Secrétariat dès maintenant.
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