5 avantages clés de l’externalisation
L’externalisation des tâches administratives comme avantage compétitif.
En optant pour l’externalisation, vous pouvez alors imaginer que les tâches administratives et commerciales ne sont plus une source de stress. En externalisant, vous vous assurez que chaque dossier est traité avec une expertise pointue et que chaque projet est géré avec précision. Vous êtes-vous déjà demandé quels sont les bénéfices de l’externalisation ? Eh bien, vous profitez d’un soutien flexible, de compétences adaptées à vos besoins et aux périodes que vous souhaitez. Découvrez dans ce nouvel article les avantages de l’externalisation des tâches administratives et commerciales en cinq points : le gain de temps, la maîtrise du budget, l’accès à des compétences spécifiques, le déploiement de la digitalisation, la gestion des recouvrements.
By votre assistante freelance 3 minutes de lecture environ
L’externalisation pour gagner du temps
Saviez-vous peut-être que l’externalisation des tâches administratives et commerciales est une excellente stratégie pour :
- se concentrer sur l’activité principale de votre TPE/PME,
- éviter de vous submerger ou votre personnel de tâches administratives sans fin qui ne passionnent personne ?
Vous diminuez ainsi vos heures supplémentaires en fin de journée et celles de vos équipes.
En effet, l’assistante externalisée absorbe tout un ensemble de travaux administratifs. Vous collaborez alors avec une professionnelle experte dans son métier. Elle s’adapte à vos besoins et au temps nécessaire. Elle vous fait gagner du temps tout en maintenant vos équipes motivées, alignées sur leur savoir-faire.
L’externalisation pour mieux maîtriser son budget
L’externalisation des tâches auprès d’une secrétaire indépendante aguerrie peut devenir rapidement rentable en raison du gain de temps évoqué précédemment, mais aussi du service personnalisé qu’elle offre.
Prévisibilité des coûts
L’assistante fournit des devis détaillés et minutieux sur une période déterminée à l’avance. Cette transparence offre à votre entreprise la possibilité d’anticiper ses dépenses avec précision et d’éviter les dépassements budgétaires. Cette prévisibilité des coûts facilite la planification financière et la gestion des ressources. Êtes-vous informé que cette approche permet de maîtriser votre budget, mais aussi de renforcer la stabilité financière et opérationnelle ? Autrement dit, vous bénéficiez d’une meilleure allocation des ressources et d’une efficacité déployée dans la gestion des actions quotidiennes.
Flexibilité de l’assistance administrative indépendante
Que vous ayez une nécessité de quelques heures réparties sur plusieurs mois ou de nombreuses heures sur une courte durée, votre assistante administrative s’adapte à vos exigences et objectifs. Ainsi, vous payez les prestations de service en fonction de vos besoins réels. La gestion des variations saisonnières et des fluctuations d’activité devient alors beaucoup plus simple pour vous.
L’externalisation pour accéder à des compétences particulières
L’externalisation permet à votre entreprise d’accéder à des compétences spécifiques qui ne sont pas disponibles en interne, sans avoir à recruter ou former du personnel supplémentaire.
La gestion de projets
Disposer d’une expertise spécialisée au moment opportun s’avère parfois complexe à organiser. L’externalisation répond immédiatement à cette exigence, car la secrétaire administrative que vous aurez choisie détient les qualifications. Par exemple, si vous avez besoin de préparer un événement, vous pouvez compter sur une assistante indépendante pour gérer tous les aspects de l’organisation. Cette solution vous permet d’économiser du temps sans avoir à vous soucier du recrutement ou de la gestion par vos équipes. Notez que Adéquation Secrétariat est là pour vous aider dans l’organisation de vos manifestations.
Offre de formation par votre secrétaire administrative
Adéquation Secrétariat est capable de former individuellement ou en petits groupes sur la maîtrise ou l’intégration de dispositifs informatiques :
- Maîtrise des outils de productivité : formation à l’utilisation d’applications comme Notion, Trello, Asana.
- Intégration de systèmes : connecter divers outils et logiciels numériques pour assurer leur interopérabilité et créer ainsi un écosystème fluide et cohérent.
L’externalisation pour gérer les recouvrements
L’assistante administrative freelance réalise pour vous la relance des factures impayées, mais gère aussi la relation client.
La relance des factures impayées
Vous pouvez en effet externaliser la relance des factures auprès d’une secrétaire administrative. Elle assure le suivi régulier des paiements et les communications répétées avec vos clients. Elle apporte une efficacité dans les recouvrements et permet de réduire les délais de règlement, ce qui favorise l’amélioration de la trésorerie de votre entreprise. Quelle aubaine !
La réduction des impayés
L’expertise d’un professionnel et le temps consacré aux relances contribuent à la diminution des impayés. En minimisant les retards de paiement, votre entreprise peut mieux planifier ses flux de trésorerie et réduire ses risques financiers.
La gestion de la relation client
Vous l’ignorez peut-être ? Une assistance administrative indépendante ne se limite pas à la relance des impayés ! Elle gère également la relation client de manière proactive. En assurant une communication régulière et personnalisée avec les clients, elle contribue à améliorer leur satisfaction. Les clients se sentent écoutés et soutenus, ce qui renforce leur fidélité et leur engagement envers votre entreprise. Dans ce sens, Adéquation Secrétariat peut vous offrir un service client personnalisé répondant rapidement aux demandes et aux préoccupations de vos clients. Grâce à une connaissance des dossiers clients sur le long terme, l’entreprise vous fournit des réponses précises et pertinentes, montrant ainsi une attention particulière à chaque client. Ce suivi personnalisé crée une relation de confiance et montre aux clients qu’ils sont valorisés.
L’externalisation pour accélérer la digitalisation de votre société
Aujourd’hui, le digital est indispensable et peut devenir votre meilleur allié. En externalisant, votre secrétaire indépendante vous aide à digitaliser vos processus pour vous permettre de gagner du temps, réduire les coûts liés à la gestion papier et améliorer le partage d’informations et de documents.
Optimisation des processus existants
La secrétaire administrative externalisée vous accompagne dans l’amélioration des processus opérationnels en automatisant les tâches récurrentes et en déployant les technologies existantes. Pour ainsi dire, Adéquation Secrétariat aide les petites entreprises à optimiser l’efficacité de leurs fonctionnements en exploitant les outils digitaux actuels ou en conseillant son client dans la recherche de nouvelles solutions logicielles pour la gestion commerciale (facturation, devis…). L’assistante agit alors en tant que support technique ou d’intermédiaire avec les prestataires de logiciels.
Conseils en stratégie numérique
Votre assistante freelance aide les dirigeants à définir une stratégie numérique claire :
- en exploitant les technologies déjà mises en place,
- en identifiant de nouvelles solutions.
Elle déploie aussi des outils comme Notion pour les artisans pour la gestion des chantiers et des équipes ainsi que le contrôle des stocks, des commandes de pièces. De plus, Adéquation Secrétariat va jusqu’à préconiser pour certaines structures telles que les associations d’utiliser Google Drive pour centraliser les projets, les documents et pour assurer un suivi des adhésions, accessible par les membres du bureau.
Ainsi, choisissez l’externalisation et libérez-vous des contraintes administratives et commerciales. Vous vous concentrez alors sur ce qui compte vraiment pour votre entreprise : développer, innover et réduire vos coûts budgétaires. D’autre part, vous bénéficiez d’expertise particulière et d’une transition vers l’utilisation de nouveaux outils numériques. Avec une assistante professionnelle externalisée à vos côtés comme Delphine Langevain, vous faites progresser votre société en toute sérénité. Pour de plus amples informations, contactez Adéquation Secrétariat.
