Adoptez votre propre stratégie d’externalisation
Tout savoir sur la stratégie d’externalisation.
La stratégie d’externalisation trouve largement sa place dans un monde économique où la compétitivité est rude et les ressources précieuses. La sous-traitance semble la clé pour toutes entreprises, PME dynamique, TPE en pleine croissance, entreprise artisanale, commerçant local et association débordés par la paperasse. Elle permet de libérer vos ressources et votre potentiel, puis d’accélérer votre succès. Dans cet article, vous découvrirez ainsi les raisons de privilégier une stratégie d’externalisation ; ensuite vous serez informé de la marche à suivre pour sa mise en œuvre.
By votre assistante freelance 3 minutes de lecture environ
Pourquoi opter pour une stratégie d’externalisation ?
Observez comment la stratégie d’externalisation peut transformer votre entreprise peut propulser votre entreprise vers le sommet ! Apprenez comment s’affranchir des tâches qui n’apportent pas de valeur ajoutée à votre entreprise.
Stratégie d’externalisation et définition
La stratégie d’externalisation se définit comme une tactique commerciale dans laquelle une entreprise ou une association, un CSE ou une agence immobilière se déchargent de certaines tâches ou l’intégralité des travaux à un prestataire externe spécialisé dans le domaine concerné. Ces domaines touchent le plus souvent à l’informatique, la gestion administrative et commerciale, le service client, la comptabilité. Également connue sous le nom de gestion déléguée ou sous-traitance, cette stratégie est comme une boîte à outils qui offre bien des avantages pour les entreprises pour trois raisons principales :
- l’optimisation des ressources et la réduction de coûts
- la flexibilité en cas de pics d’activité
- une meilleure qualité de service au sein de votre entreprise.
Optimisez vos ressources et réduisez vos coûts
Le saviez-vous ? Sous-traiter favorise l’optimisation de vos ressources et la réduction des coûts. Voyez sous quelle forme :
- L’externalisation simple de quelques tâches permet de se débarrasser de travaux non essentiels et en revanche de se concentrer sur son cœur d’activité, là où l’entreprise détient son savoir-faire et où elle excelle.
- Le fait de déléguer à des prestataires experts dans leur métier vous offre l’occasion de diminuer les frais de ressources humaines et de main-d’œuvre dans la mesure où vous n’avez pas à embaucher et à former le personnel en interne.
- L’externalisation permet de bénéficier de l’expertise et de compétences pointues dans les domaines spécifiques.
Préférez la flexibilité et l’agilité pour gérer les fluctuations de charge de travail
Rien de plus désagréable pour les équipes de subir des pics de travail ou des périodes creuses, n’est-ce pas ? Face à cette situation déstabilisante, voire stressante, il est souvent préférable dans ce cas de mettre en place une stratégie d’externalisation. Cette démarche favorise la gestion de la charge de travail fluctuante causée par des variations saisonnières ou des cycles d’activités irréguliers, ou bien le lancement de projets ponctuels. En somme, quand votre charge de travail ressemble à une météo capricieuse, l’externalisation est comme un parapluie magique ! Cela vous permet de rester agile et de déléguer à ceux qui savent faire. Vous avez votre collaborateur indépendant prêt à intervenir quand le chaos pointe le bout de son nez !
Améliorez la qualité
En mettant l’accent sur des activités à forte valeur ajoutée, vous optimisez vos journées de travail : fini les tâches chronophages qui vous font perdre votre temps ! Enfin votre entreprise se concentre sur son savoir-faire et sur sa croissance. De plus, avez-vous remarqué qu’en déléguant à un professionnel externe comme un freelance ou un indépendant, vous bénéficiez d’une qualité de service supérieure ? Cela s’explique par leur expérience et un processus éprouvé.
Alors convaincu ? Continuez votre lecture pour découvrir comment mettre en place votre propre méthodologie de stratégie d’externalisation !
Comment adopter votre propre stratégie d’externalisation ?
Adopter une stratégie d’externalisation consiste à optimiser les ressources de votre entreprise et accroître sa compétitivité.
Évaluez vos besoins de sous-traitance
Le paramètre d’évaluation des besoins externes est de repérer les domaines où il est avantageux pour votre entreprise de déléguer. On parle ici des tâches récurrentes qui vous font perdre du temps (et sans aucune valeur ajoutée), puis mobilisent vos équipes, et qui soyons honnêtes, ne sont pas leurs spécialités.
Recherchez vos partenaires
Ensuite, dans la mise en œuvre de votre stratégie d’externalisation, votre objectif est de trouver des partenaires externes fiables et compétents. Pour cela, concentrez-vous sur des prestataires ou indépendants qui ont une expertise dans le domaine qui vous intéresse. Par exemple, si vous êtes en quête d’une assistante administrative et commerciale, tournez-vous vers les entreprises freelance de votre région ou des environs, réputées pour leur savoir-faire et leur professionnalisme. Par ailleurs, vous pouvez consulter des annuaires dédiés tels que Adasi pour trouver le partenaire idéal.
Élaborez votre stratégie d’externalisation
Puis, vous devez réfléchir à certaines questions clés pour définir votre stratégie d’externalisation :
- Combien de services et d’activités, ou de tâches sont concernés ? Vous identifierez alors leur pertinence et impact sur votre entreprise.
- Quels sont les objectifs et vos attentes pour chacun ? S’agit-il d’une réduction de coût, une augmentation de l’efficacité opérationnelle, une amélioration de qualité de service auprès de vos clients ?
- Lorsque cette étape est définie, envisagez la mise en place d’indicateur de performance (KPI). Vous mesurerez ainsi les progrès réalisés dans l’activité externalisée.
La communication, élément clé de la réussite de votre stratégie d’externalisation
Enfin, si on se disait que, quel que soit le domaine externalisé, maintenir une communication ouverte et régulière avec vos partenaires sous-traitants demeure la clé de la réussite de votre projet. Vous n’en seriez pas étonné ! Alors, vous pouvez alors établir un canal de communication clair qui favorise un environnement propice à la collaboration et à la résolution de vos problèmes. Ainsi, si votre choix est d’externaliser tout ou partie de la gestion administrative, la communication ouverte implique d’exposer les attentes mutuelles, les objectifs, tout en partageant les informations de manière transparente.
Pour maintenir le cap, organisez des réunions régulières et fréquentes ! Elles vous permettent de rester informé sur les avancées, les améliorations, les difficultés rencontrées, les bénéfices obtenus. Cette approche favorise une collaboration productive et efficace où tout le monde est sur la même longueur d’onde.
En résumé, la stratégie d’externalisation reste une réelle opportunité de croissance et désencombrement de tâches chronophages pour votre entreprise. Déléguer certaines obligations vous procure confort, gains, et une meilleure qualité de service rendu. Pour ce faire, identifiez les zones où vous percevez une vulnérabilité au sein de vos équipes, voire en vous-même et faites appel à une assistante externe. Une secrétaire administrative et commerciale indépendante offre un soutien considérable grâce à son expertise, sa polyvalence et son professionnalisme. Vous souhaitez en savoir davantage sur son domaine de compétences ? Vous recherchez une spécialiste dont les clients témoignent de l’efficacité et la valeur ajoutée dans leur entreprise ? Contactez sans plus tarder : Adéquation Secrétariat.
