Maîtriser sa charge de travail : 6 astuces clés pour les artisans
Les astuces de votre assistante administrative freelance face à la charge de travail des artisans.
La charge de travail des artisans reste généralement toujours très élevée en raison de la nature de leurs activités. C’est indéniable, ces professionnels se retrouvent souvent submergés. Par conséquent, ils travaillent d’arrache-pied, accumulant des semaines de 60 heures et parfois plus. En effet, en 2022, 23 % des solopreneurs passent plus de 60 heures par semaine au travail, tandis que ce pourcentage monte à 37 % pour les entrepreneurs employant entre 11 et 15 salariés*. De plus, les pics d’activité sont monnaie courante pour ces artisans. Pourtant, beaucoup aspirent à anticiper, lisser ou externaliser cette charge de travail. Si vous êtes dans ce cas et que vous cherchez des conseils pour mieux gérer cela, cet article dévoile six astuces d’une secrétaire administrative expérimentée, prête à relever les défis aux côtés des artisans.
By votre assistante freelance 3 minutes de lecture environ
Optimisation de la charge de travail pour gagner en sérénité professionnelle
Optimiser votre charge de travail demande une bonne planification. Découvrez les éléments qu’une secrétaire indépendante déploie pour booster la productivité de ses clients artisans.
Organisation sans failles de votre charge de travail
Une secrétaire indépendante comprend les particularités de vos métiers, chers artisans. Elle vous aide à mettre une organisation spécifique, adaptée à votre charge de travail et à vos valeurs. Avec vous, elle établit des systèmes sur mesure afin de simplifier la gestion de vos tâches administratives. Elle met en place des processus fluides et efficaces, du suivi de projet jusqu’à la prise en main des factures. Grâce à cette organisation préparée aux petits oignons pour votre entreprise, vous gagnez un temps précieux. De plus, vous récupérez de l’énergie pour vous concentrer sur votre cœur de métier.
Gestion de projet simplifiée pour alléger la charge de travail
Chaque chantier correspond à une gestion de projet spécifique et à un ordonnancement minutieux des opérations. Suivre les délais, planifier les étapes clés… C’est une sacrée charge de travail ! Mais avec une secrétaire freelance qui est là pour vous accompagner, chaque projet avance sans accrocs, comme sur des roulettes. Elle met en place des calendriers précis, définit les phases importantes et veille à ce que tout soit parfaitement organisé pour que les échéances soient respectées.
Rendre plus facile la communication avec votre clientèle
Les e-mails qui affluent, les appels téléphoniques incessants, les SMS qui s’accumulent… Ça se transforme en un vrai casse-tête pour vous les artisans. De plus, cela vient ajouter une charge de travail considérable. Mais avec l’aide d’une secrétaire administrative indépendante, tout devient plus simple ! Elle met en place avec vous des processus de communication clairs. Par conséquent, vous gardez un contact permanent avec votre clientèle, ce qui permet de renforcer la confiance. Ces processus incluent :
- l’élaboration d’une structure bien ficelée pour les e-mails, les courriers et la gestion des documents
- des réponses ultrarapides pour satisfaire vos clients
- des rapports réguliers sur l’état d’avancement des projets, la réalisation des tâches.
Ainsi, la gestion des communications n’est plus une charge de travail à vos yeux, mais un atout pour votre réussite.
Stratégie pour une gestion optimale de votre charge de travail
L’assistante administrative freelance s’adapte à vos exigences particulières. Que ce soit pour un soutien ponctuel ou une aide continue, ses services sont flexibles et sur mesure pour vous accompagner dans votre quotidien d’artisan. Voici ses nouvelles astuces pour vous délester d’une charge de travail trop importante :
Simplification de la gestion administrative
Votre assistante externalisée reste à votre disposition pour vous aider à repérer l’ensemble des tâches administratives et commerciales récurrentes qui monopolisent votre temps. Ensuite, elle déploie des solutions sur mesure pour vous libérer de ces contraintes et rendre la gestion administrative plus simple et plus fluide. Elle ne s’arrête pas là ! Elle peut jongler avec une multitude de missions pour alléger votre charge de travail. En effet, grâce à son expertise, elle vous prête main-forte dans différents domaines du secrétariat :
- elle vous accompagne sur certains aspects juridiques (santé, droit salarial, assurances),
- elle effectue des travaux relevant de la gestion des ressources humaines ou du personnel,
- elle réalise des opérations en lien avec votre comptabilité,
- elle gère la communication et l’organisation d’événements pour faire briller votre activité,
- elle vous assiste sur le volet commercial.
Support administratif personnalisé
L’assistante indépendante devient alors votre bras droit dans l’exécution de bon nombre de travaux administratifs personnalisés :
- gestion de la paperasse : suivi des factures, classements informatiques ou archivages papier des documents,
- le secrétariat : rédaction des courriers, préparation de présentations, gestion des fournitures de bureau,
- le suivi de dossier : règlement, échéances des projets de chantier, commandes, devis,
- la prise en charge des plannings : coordination des agendas, réservations, organisation de voyages,
- le soutien logistique : services généraux, équipements informatiques.
Avec elle comme partenaire, la gestion administrative n’est plus un fardeau, mais une série de défis qu’elle relève à vos côtés pour que vous puissiez vous concentrer sur ce que vous faites de mieux.
Optimisation du planning
Votre assistance est un véritable chef d’orchestre de votre emploi du temps. Elle jongle avec les horaires et les priorités ou les urgences, elle prend en main l’ensemble des plannings. Grâce à elle, finis les pics d’activités qui perturbent votre rythme et celui de vos équipes ! Elle équilibre votre charge de travail pour maintenir une productivité constante tout au long de l’année.
Ainsi, ces conseils vous offrent en tant qu’artisan un aperçu concret de la manière dont une assistante administrative freelance peut réellement alléger votre charge de travail. Avec elle, chaque astuce ressemble à une perspective lumineuse grâce à laquelle votre charge de travail se transforme en une série de défis simples à relever. D’ailleurs, pour bénéficier de ces pratiques et les adapter à vos besoins spécifiques, contactez dès maintenant votre partenaire Adéquation Secrétariat. Faites le choix de l’efficacité et de la sérénité pour votre activité artisanale. Optez pour une collaboration avec Delphine Langevain pour donner un nouvel élan à votre entreprise !
