Un bureau bien rangé
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Maîtrisez le désordre : astuces pour un bureau rangé 

Un bureau rangé pour gagner en efficacité.

Un bureau rangé va bien au-delà de l’apparence esthétique de votre espace de travail. En réalité, maintenir un bureau ordonné a des répercussions notables sur la planification et la perception de vos journées de travail. En effet, l’organisation méticuleuse de votre poste de travail a une incidence directe sur votre manière de programmer et d’approcher vos tâches quotidiennes. Ainsi, cet article vous dévoile les bénéfices d’un bureau rangé, grâce à l’expertise de Delphine Langevain, fondatrice d’Adéquation Secrétariat et secrétaire administrative et commerciale. Il met en lumière l’impact positif sur la productivité, la réduction du stress, et la facilitation de la concentration. Vous découvrirez également les étapes à suivre pour optimiser l’ordre de votre espace de travail. 

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By votre assistante freelance 3 minutes de lecture environ

Les bénéfices d’un bureau rangé

Constatez les bénéfices insoupçonnés d’un bureau rangé, les avantages auxquels vous n’auriez peut-être même pas songé. 

Un bureau rangé équivaut à l’amélioration de la productivité

Aux États-Unis, une théorie développée par le professeur Eric Abrahamson, spécialiste en management et auteur du livre « Un peu de désordre = beaucoup de profit(s) », entre en conflit avec les faits concrets qui suivent. En effet, lorsque l’on recherche des documents ou des dossiers non rangés, cela engendre une perte de temps : on réfléchit, on cherche, on bouge d’autres dossiers, on répond à un appel et on s’éparpille ! C’est pareil quant à l’accumulation d’objets, de papiers, de post-it et d’agendas sur la table, elle désoriente ; elle conduit à une autre perte de temps. Les interruptions fréquentes pour trouver tous ces éléments écrits et un environnement physique inconfortable peuvent également aggraver cette diminution d’efficacité. En revanche, maintenir un bureau bien ordonné au quotidien facilite la fluidité des actions et le désencombrement mental, contribuant ainsi à améliorer la productivité. 

La réduction du stress avec un bureau bien organisé

Je comprends à quel point il peut être difficile de maintenir un espace en ordre. Mais je sais aussi combien un bureau rangé peut jouer un rôle significatif dans la réduction du stress au sein de votre environnement professionnel. En effet, lorsque chaque document, dossier et objet a une place définie, cela crée un sentiment d’ordre et de contrôle. La capacité à localiser rapidement ce dont vous avez besoin évite l’anxiété liée à la recherche constante d’informations éparpillées. La sensation d’agitation visuelle et de confusion est diminuée. Vous retrouvez l’apaisement et le bien-être.

Un bureau ordonné améliore de la concentration

Comme nous l’évoquions, conserver un bureau rangé réduit les distractions visuelles. Lorsque chaque élément a sa place, vous n’êtes pas distrait par des objets non pertinents ou des informations superflues, ce qui permet de préserver un focus plus soutenu sur vos tâches en cours. La clarté visuelle et la structure ordonnée d’un bureau rangé favorisent le maintien de votre concentration et une réflexion plus profonde sur les missions importantes.  

Votre secrétaire administrative freelance vous informe des étapes pour un bureau bien rangé

En tant que secrétaire administrative freelance, je vous donne ici les étapes clés et les astuces pour parvenir à un espace de travail rangé.

Éliminez le superflu

Tout d’abord, j’insuffle l’idée que la clé d’un bureau bien rangé réside dans l’élimination régulière du superflu, une démarche qui va bien au-delà de la simple organisation matérielle. Effectivement, en vous débarrassant des éléments non essentiels, vous libérez de l’espace physique, mais également mental. Ensuite et dans cette optique, les bonnes habitudes consistent à :

  • trier chaque jour vos documents, en éliminant, en ordonnant dans des classeurs, tiroirs, boîtes d’archive, corbeilles à courrier, ranges papier bureau,
  • estimer l’utilité de chaque objet ou fourniture sur votre bureau,
  • vérifier que votre bureau est propre en supprimant les papiers chiffonnés, les enveloppes vides, les déchets de gomme, les agrafes parsemées, etc.

En éliminant le superflu, vous créez une harmonie entre l’espace physique et la pensée, donnant naissance à un poste de travail où chaque élément a une raison d’être et contribue à l’efficacité globale. 

Optez pour un système de rangement efficace

Qu’est-ce qu’un rangement efficace ? Là est toute la question. Voici les éléments que je suggère en guise de réponse : 

  • suivre une logique de rangement selon la nature des documents, des dossiers, etc.
  • rendre accessible ce dont vous vous servez souvent,
  • avoir les accessoires et le mobilier suffisants et adaptés pour déposer, archiver, classer, stocker, enregistrer.

Dans ce cas, favorisez deux pratiques essentielles : 

  • l’utilisation judicieuse de boîtes d’archives et d’organiseurs, de trieurs de bureau
  • l’organisation méthodique par catégories.

En effet, l’utilisation de boîtes et d’organiseurs permet d’optimiser l’espace disponible tout en offrant une solution visuellement propre. Choisissez des contenants adaptés à la taille et à la nature de vos dossiers que vous souhaitez ranger afin de faciliter l’accès et la disposition de vos affaires. 

Optimisez l’espace du bureau avec des accessoires de rangement

Que vous ayez un petit ou grand espace de bureau, il existe des astuces d’optimisation comme des étagères murales pour libérer le bureau et l’espace au sol. Les organiseurs suspendus, tels des porte-documents ou des corbeilles, peuvent être fixés au mur pour ranger des fournitures de bureau sans empiéter sur la surface de table. 

Pensez également à investir dans des meubles de rangement multifonctionnels tels qu’un bureau avec des tiroirs intégrés ou une étagère qui peut également servir de table d’appoint. Ces solutions ingénieuses contribuent à maximiser chaque centimètre carré disponible. 

En conclusion, disposer d’un bureau rangé représente la clé pour optimiser votre productivité, réduire le stress lié au travail et faciliter la concentration. En suivant les étapes pratiques que je vous suggère dans cet article, vous avez la possibilité de transformer radicalement votre espace de travail professionnel. Ensuite, en consacrant quotidiennement un peu de temps au tri et rangement, puis en utilisant des équipements appropriés, vous garantissez une organisation de votre zone d’activité professionnelle. Vous créez ainsi un cadre propice à une gestion plus efficiente dans votre travail. Si ces changements vous semblent trop importants ou trop exigeants, n’oubliez pas qu’une secrétaire administrative indépendante est là pour vous soutenir et organiser votre espace de travail ou votre bureau à votre place. Contactez-moi sans plus tarder.

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