Les e-mails professionnels et l’approche organisée
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E-mails professionnels : 8 astuces pour une gestion optimale 

La gestion efficace des e-mails professionnels.

LES E-MAILS PROFESSIONNELS ET L'APPROCHE ORGANISÉE

Gérer efficacement les e-mails professionnels est fondamental dans le paysage entrepreneurial actuel où chaque minute compte. L’amélioration de la gestion de vos e-mails professionnels passe par des solutions simples et efficaces. Ainsi, prioriser, automatiser et traiter les courriels à des moments spécifiques s’avèrent être des méthodes intéressantes pour réduire l’encombrement de votre boîte mail et accroître votre productivité au travail. Dans cet article, découvrez en détail huit astuces qui vous permettront d’optimiser la gestion de vos e-mails professionnels.

Votre assistante personnelle

By votre assistante freelance 3 minutes de lecture environ

La gestion des e-mails professionnels et la gestion du temps

Dans la sphère du travail, jongler entre la gestion des e-mails professionnels et la maîtrise du temps représente un équilibre délicat. Alors, assurez-vous de mettre en place ces deux éléments fondamentaux : 

Établissez des plages horaires dédiées à la lecture et aux réponses de vos e-mails professionnels

En effet, trouver l’harmonie entre la gestion des e-mails et la maîtrise du temps en milieu professionnel, c’est comme jongler avec des priorités au rythme effréné du quotidien !  On parle bien ici de synergie entre répondre aux e-mails professionnels de façon efficiente et optimiser votre temps de travail pour décupler votre efficacité. Et dans cette course incontrôlée, définissez des créneaux précis au cours de votre journée dédiés au traitement de vos courriels. Concentrez-vous sur cette tâche, et évitez les interruptions constantes occasionnées par les appels téléphoniques, ou autres sollicitations.

Planifiez des moments de déconnexion dans votre journée

Avec la déconnexion, vous ouvrez la porte à une productivité sans interférence. À ce moment-là, les courriers électroniques se taisent pour que vous puissiez vous plonger pleinement dans vos tâches essentielles quotidiennes. L’incessant flux de courriels est laissé à plus tard sur les plages horaires définies. Pour ce faire, vous pourrez :

  • désactiver les notifications de mails en personnalisant vos préférences de notifications,
  • fermer votre boite de réception,
  • utiliser la fonction « ne pas déranger » si besoin.

Organisez vos e-mails professionnels

Dans un environnement où la communication électronique domine, optimiser sa boîte de réception est essentiel. Par conséquent, découvrez l’art de l’organisation des e-mails professionnels en suivant ces trois points qui vous feront gagner du temps :

Adoptez la règle des 3 C

Adopter la méthode des 3 C – Catégorie, Classer, Corbeille – consiste à classer, répondre, archiver ou supprimez pour maintenir une boite de réception claire. Ainsi, imaginez plutôt cette règle des 3 C comme une boite à outils d’artisan. Vous triez vos matériaux de la manière suivante : 

  • ceux que vous utilisez tout de suite se trouvent dans votre sacoche ou porte-outils,
  • ceux dont vous pourriez avoir besoin plus tard partent dans votre mallette à outils,
  • et malheureusement, quelques-uns doivent être stockés ailleurs dans votre atelier,
  • certains ne sont plus en état et doivent être éliminés.

Quand vous l’appliquez à vos e-mails, cela équivaut à créer des catégories pour chaque type d’action : 

  • vous ordonnez ceux à garder précieusement pour référence future,
  • vous agissez tout de suite sur ceux qui nécessitent une réponse ou une intervention,
  • vous archivez ceux qui pourraient être utiles ultérieurement,
  • et quelques-uns terminent à la poubelle. 

Alors, votre messagerie électronique constitue une boite à outils bien organisée, où chaque e-mail professionnel est prêt à être employé si besoin.

Utilisez des libellés ou des dossiers pour classer vos e-mails professionnels 

Pour ce faire, vous organiserez votre messagerie électronique au moyen de catégories spécifiques. Cela vous permettra alors une recherche plus rapide ultérieurement. De cette façon, vous pouvez choisir ces possibilités de classement :

  • tâches à réaliser
  • fournisseurs
  • clients
  • partenaires
  • projets en cours
  • archives

D’ailleurs, envisagez des sous-classements à vos catégories pour clarifier votre organisation et faciliter les recherches. Par exemple, le sous-rangement « fournisseur » pourrait se décliner avec le nom individuel de chaque société.

Mettez en place des filtres ou des règles automatiques :

Mais ce n’est pas tout : automatisez le tri des e-mails vers des dossiers basés sur des critères prédéfinis. En effet, les boites de messagerie Gmail et Outlook présentent des règles de filtrage ou de tris, soit dans les « paramètres », soit dans « règles ». Ainsi l’utilisation de ces fonctionnalités, l’automatisation du tri reste concrète en fonction de vos propres éléments (expéditeur, sujet, mots-clés). Enfin, vous pouvez les déplacer facilement.

Optimisation des échanges et nettoyage régulier de vos e-mails professionnels

Dans le tourbillon des communications numériques, gardez toujours une boîte de réception claire et réduite. Alors, découvrez ici comment améliorer vos échanges professionnels et maintenir une gestion régulière et propre de vos courriers électroniques. 

Désabonnez-vous des communications inutiles et nettoyez régulièrement votre messagerie électronique

Faites le tri en vous désabonnant, en archivant ou en supprimant de votre liste de souscription les :

  • newsletters,
  • promotions
  • mails marketing 

L’objectif est bien de se débarrasser de tous les éléments non pertinents qui encombrent votre boîte mail.

Réduisez la surcharge d’e-mails professionnels en n'incluant que les personnes nécessaires dans les échanges

En limitant les interlocuteurs dans vos échanges, vous réduisez le nombre de mails. Dans ce cas,  évitez les réponses avec mise en copie. En réalité, cette situation ressemble à l’organisation d’une fête surprise : partagez les détails uniquement avec les invités concernés pour prévenir toute surcharge pour les autres. Ainsi, la magie de l’événement improvisé est préservée sans encombrer tout le monde d’informations superflues ! 

Utilisez des réponses types ou des modèles pour vos mails professionnels

En effet, afin de gagner du temps, vous préparez des réponses prédéfinies pour les demandes courantes. Ainsi, en personnalisant légèrement ces modèles pour chaque situation spécifique, vous pouvez créer des réponses rapides et efficaces tout en conservant une approche adaptée à chaque interlocuteur. Cette astuce est une manière puissante de gérer habilement vos emails professionnels tout en assurant une communication professionnelle ultra-réactive.

Désormais, vous connaissez bon nombre d’astuces pour prendre de la distance avec vos e-mails professionnels et les gérer efficacement. Elles vous permettent alors de gagner en productivité et en clarté dans votre communication. De plus, en mettant en pratique ces conseils de classement et tri, vous accédez à la sérénité dans votre quotidien. Toutefois, si vous sentez que vous avez pris du retard et que déléguer ces deux tâches s’avère nécessaire, confiez ce travail à une secrétaire indépendante. Adéquation Secrétariat peut vous accompagner dans cette démarche. Alors contactez-la dès maintenant.

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