Comment faire appel à une secrétaire administrative indépendante ?
Étapes pour externaliser des missions de secrétariat.
LISTE DES MISSIONS DE TÂCHES ADMINISTRATIVES OU COMPTABLES
Vous sentez que votre activité se développe et que certaines tâches administratives et commerciales sont mises de côté. Le retard s’accumule et vous êtes exténué. De la même façon, vos collaborateurs sont aussi submergés de travail et croulent sous la paperasse. Le moment est venu pour votre entreprise de déléguer une partie du secrétariat. Vous pouvez le concrétiser en externalisant un certain nombre d’opérations afin de gagner du temps et d’être soutenu dans votre quotidien de dirigeant. Vous vous demandez cependant quelles sont les étapes pour engager une coopération avec une secrétaire administrative indépendante ? Dans cet article, vous découvrirez les différentes démarches à entreprendre pour faire appel à cette professionnelle de talent.
By votre assistante freelance 3 minutes de lecture environ
Effectuer un état des lieux en interne avant de faire appel à une secrétaire administrative indépendante
Avant de vous lancer tête baissée dans la recherche d’une secrétaire indépendante, réalisez une étude de la situation en interne en notant les tâches et les compétences correspondantes des acteurs dans l’entreprise.
Listez toutes les tâches
Que vous soyez seul, ou associé, ou avec des collaborateurs, il est essentiel de lister l’ensemble des tâches que chaque travailleur réalise dans l’entreprise. Regroupez-les par catégorie de la façon suivante :
- gestion commerciale ou prospection,
- gestion administrative,
- gestion des ressources humaines,
- gestion de la communication.
Mettez en évidence les talents de chacun sur l'ensemble des tâches
Après avoir effectué la liste des tâches sur chaque catégorie réalisées pour vous-même et chacune des personnes de l’entreprise, vous repérerez les talents et les préférences de chacun. Vous pourrez ainsi les valoriser rapidement pour faire grandir votre société.
Mettez en évidence ce qui est laissé de côté et comprenez pourquoi
En parallèle, vous réaliserez aussi que certains travaux prennent du retard et sont délaissés. Comprenez avant tout pourquoi. Est-il question d’un manque de temps, d’un manque d’intérêt, d’un manque de capacité ? Cela correspond-il à des tâches mal effectuées ou réalisées partiellement, et pourtant nécessaires à la croissance de votre entreprise ?
Définir le profil de la secrétaire administrative indépendante
Sur la base d’une liste de missions à réaliser que vous aurez établie, quelle que soit la catégorie, vous définissez un profil idéal de la secrétaire freelance et vous communiquez votre besoin.
Établissez de nouveau l’inventaire des tâches non exécutées
Toujours par catégorie, vous inventoriez les travaux que vous aimeriez déléguer à la secrétaire indépendante. Ils permettront de définir son profil. Mettez en évidence les compétences requises de cette personne. Ainsi si vous estimez que votre entreprise nécessite d’un savoir-faire en bureautique, en dactylographie ou d’une aptitude spécifique dans la réalisation du publipostage, mettez-le en avant. Vous pouvez également indiquer les compétences humaines souhaitées pour les futures missions. Vous exposez enfin votre besoin d’une secrétaire indépendante à distance ou sur site.
Diffusez une annonce du profil recherché
Appuyez-vous sur la liste de missions précédente pour rédiger votre annonce. Ensuite, vous pouvez diffuser cette annonce sur les réseaux professionnels comme LinkedIn ou sur le réseau social Facebook. Aussi, vous avez la possibilité de la poster sur des sites, des annuaires et la presse spécialisés (www.teletravail.fr). Ne négligez pas la presse digitale et la presse papier ; les deux constituent un excellent moyen de trouver des freelance locaux.
Les moteurs de recherche pour débusquer une secrétaire indépendante qui travaille à distance ou sur site
Vous pouvez également vous montrer proactif : recherchez dans un premier temps les secrétaires indépendantes dans votre secteur géographique grâce à Google My Business. Consultez leur site Internet et leurs offres de services. Vous pourrez découvrir des assistantes indépendantes avec des compétences qui correspondent à votre besoin et stratégie de développement. Feuilletez les annuaires spécialisés comme celui d’Adasi, vous y trouverez des secrétaires freelance expérimentées. Enfin, lisez les témoignages ou les avis sur les réseaux professionnels et sur Google My Business. Ils vous aideront à étayer votre opinion première.
Prise de contact avec l’assistante indépendante et choix
Vous avez sélectionné un certain nombre d’assistantes freelance. Il ne vous reste plus qu’à les contacter et les rencontrer. Vous définirez alors avec laquelle vous entamerez une collaboration.
Contactez les secrétaires indépendantes et rencontrez-les
Le choix de votre assistante freelance ne pourra se formuler qu’après en avoir contacté et rencontré une ou plusieurs. L’entretien peut avoir lieu dans votre établissement ou en visio. Car n’oubliez pas que la secrétaire freelance est aussi une télésecrétaire qui exerce à son domicile. Lors de cet entretien, vous expliquez avec clarté vos besoins et la culture d’entreprise, votre façon de travailler et vos attentes. Vous choisirez ainsi la secrétaire appropriée qui saura remplir les missions définies au préalable et qui correspondra le mieux aux valeurs de votre société.
Intégration de la secrétaire administrative indépendante
Pensez au fait que la communication et la confiance demeurent les clés d’une collaboration réussie. Pour cela, entrez dans une dynamique :
- d’explications complètes du travail à réaliser, les priorités, les objectifs et les résultats attendus ;
- de formation en informant l’assistante indépendante des outils utilisés, des processus et des procédures, des personnes à contacter…
Si les missions sont nombreuses, pensez à rédiger un cahier des charges détaillé. Plus vous prodiguerez à la secrétaire freelance les moyens d’exécuter ses tâches, plus vous obtiendrez des bénéfices de la coopération. Montrez-lui votre confiance, puis examinez avec elle l’état d’avancement par période et le respect des délais convenus.
Vous connaissez désormais les conseils pratiques et les étapes pour externaliser des opérations de secrétariat de votre entreprise, puis pour les confier à une assistante indépendante. Un facteur essentiel consiste à établir une bonne communication avec votre recrue. De plus, retenez que plus vous aurez défini avec précision les missions, plus vous vous donnerez les chances à votre entreprise de gagner en productivité. Toutefois, vous aimeriez affiner votre étude et votre sélection de tâches de secrétariat en connaissant davantage les missions que vous pouvez confier à une secrétaire indépendante ? Alors, découvrez dans cet article de blog toutes les missions que vous pouvez lui confier.
