3 étapes et astuces pour créer un mode opératoire dans votre entreprise
La création de modes opératoires pour votre organisation.
CRÉER UN MODE OPÉRATOIRE
L’adoption d’un mode opératoire dans chaque service de l’entreprise est essentielle pour garantir la longévité et l’efficacité des organisations. Et ce, surtout dans un contexte où les effectifs évoluent en permanence. Le mode opératoire, dit « mode op », se définit comme un outil qui assure un ensemble de directives et procédures détaillées. Il est destiné à guider le personnel dans l’exécution cohérente et fiable de tâches quotidiennes. Sa création implique plusieurs étapes : identification des besoins, analyse des processus, intégration des meilleures pratiques, etc. Découvrez en détail dans cet article comment créer un mode opératoire.
By votre assistante freelance 3 minutes de lecture environ
Les 3 étapes de la création d’un mode opératoire
Le mode opératoire a pour but de standardiser et de documenter les étapes nécessaires pour accomplir une tâche ou un processus. Dans sa conception, vous prendrez en compte trois phases fondamentales :
Préparation et réflexion
Cette étape consiste à poser les bonnes questions et à identifier la cible. En effet, il est essentiel de définir clairement les objectifs et les besoins du mode opératoire. Ainsi, vous devez vous demander :
- Quelle tâche doit être documentée ?
- Quels sont les problèmes ou les incohérences qui existent actuellement ?
- Quels sont les avantages attendus d’un manuel opératoire ?
- Combien de modes opératoires ?
De plus, la détermination du personnel cible est fondamentale. Cela implique de définir qui utilisera le mode opératoire et dans quel contexte. Ainsi, est-il destiné :
- au personnel récemment embauché ?
- aux salariés ayant une ancienneté ?
- aux usagers d’un système informatique (mode opératoire informatique) ?
- à des tiers (mode opératoire industriel) ?
- à la production (mode opératoire usinage ou machine)?
- au service administratif ?
- aux gestionnaires de projet ?
Les réponses à ces questions serviront de base pour orienter le processus de création des modes opératoires, leur format, les cas d’utilisation.
Création du mode opératoire
Cette phase englobe la formation d’un groupe de travail et la création du mode opératoire. Tout d’abord, le groupe est composé de personnes ayant les compétences rédactionnelles et organisationnelles, ainsi que les connaissances des processus en interne dans un secteur de l’entreprise ou service. Leur participation garantit que le document est réaliste et adapté aux besoins de terrain.
Ensuite, la création d’un mode opératoire typique nécessite une structure. Il comprend des sections claires et détaillées, notamment la description de la tâche, les étapes à suivre, les rôles et responsabilités des personnes impliquées. Il met également en avant les ressources nécessaires, les consignes de sécurité, et les critères d’évaluation. Les collaborateurs pourront ainsi :
- rédiger les instructions,
- concevoir les éléments visuels,
- vérifier l’harmonie globale.
Mise en œuvre du mode opératoire et évaluation
Enfin, cette étape concerne le partage du manuel opératoire et l’évaluation de son efficacité.
Tout d’abord, une fois que le mode opératoire est créé, il est essentiel de le partager avec les équipes ou les services concernés. Cela peut se faire par le biais de réunions, de sessions de formation, de distribution électronique. La communication efficace du document garantit que tout le monde est informé des directives et des procédures à suivre. D’ailleurs, la surveillance du respect d’exécution des modes opératoires s’avère indispensable. Elle permet aussi de signaler des problèmes rencontrés lors des applications.
Ensuite, vous devrez évaluer l’efficacité du « mode op » en mesurant les résultats et en récoltant les retours d’expérience. Il est même conseillé de réaliser des révisions périodiques des modes opératoires en fonction des mutations de votre entreprise.
Les 3 astuces pour rédiger un mode opératoire infaillible
La compréhension et la facilité d’utilisation d’un mode opératoire sont les deux éléments fondamentaux pour ceux qui le suivent au quotidien. Vous devez vous pencher sur :
💡 Contenu rédactionnel et visuel du mode opératoire
Le mode opératoire doit être simple, concis et clair en évitant les termes complexes. En effet, il comprend des consignes brèves et justes. De plus, il doit comporter des étapes séquentielles bien définies et logiques. Pour cela vous pourrez utiliser :
- les titres,
- les lettres,
- les numéros
- et les listes à puces.
Le manuel opératoire devra aussi comporter des verbes d’action qui permettront d’indiquer aux utilisateurs ce qu’ils doivent faire à chaque étape.
À cela, vous penserez à illustrer les actions à entreprendre par des exemples concrets. D’ailleurs, l’intégration de schémas, de diagrammes, de symboles, présente de bons moyens pour expliquer les processus. Enfin, pour une meilleure compréhension, la mise en forme, la police et la taille de la police devront être cohérentes. La mise en gras est préconisée pour souligner les points importants.
💡 Le choix des formats
Pour illustrer les modes opératoires, plusieurs solutions s’offrent à vous :
- le tableau. Il permet de présenter des informations de façon claire, concise et structurée. Toutefois, il manque de flexibilité pour les descriptions détaillées et demande une exigence de compréhension visuelle.
- le logigramme ou diagramme de procédure. Un logigramme est une représentation graphique d’une séquence d’étapes et de décisions dans un processus. Il permet aux équipes de comprendre rapidement la séquence d’étapes. Leur avantage subsiste dans le fait qu’il peut représenter plusieurs scénarios possibles. Cependant, la mise à jour de cet outil est assez complexe.
- la vidéo et les captures d’écran offrent une clarté visuelle et une visualisation en temps réel. Ce concept favorise l’apprentissage. Cependant, la mise à jour peut-être fastidieuse.
Le choix des logiciels pour la réalisation de procédures opérationnelles est vaste : mode opératoire Word, Google Drive, PDF, Excel, PowerPoint.
💡 L’implication des salariés et des experts
L’implication des collaborateurs qui exécuteront le processus ou des experts du domaine est essentielle, sachant que l’outil leur est destiné. Les parties prenantes peuvent fournir des informations précieuses sur le déroulement des opérations, sur les meilleures pratiques et les astuces pour réussir. Elles assurent une perspective pratique, des connaissances de terrain et une adéquation aux besoins opérationnels. De fait, cela renforce la fiabilité et l’efficacité du processus. Cette collaboration favorise également un sentiment de reconnaissance des utilisateurs. C’est essentiel pour la réussite à long terme du mode opératoire.
Tous ces moyens de communication sélectionnés par le CSE garantissent une communication efficace et transparente auprès des salariés.
Ainsi, la création d’un mode opératoire implique plusieurs étapes : la définition des objectifs, la constitution des groupes de travail et la définition des outils visuels ou rédactionnels. La réalisation du manuel opératoire dans votre organisation doit répondre à des critères de lisibilité et de compréhension. Étant donné que cette tâche s’avère parfois longue, vous pouvez externaliser partiellement cette activité en collaborant avec une secrétaire indépendante. Si vous souhaitez en savoir plus sur la manière dont une secrétaire indépendante peut vous assister dans l’élaboration d’un mode opératoire, je vous invite à vous rendre sur ma page de contact.
