Gestion comptable et secrétariat freelance : quelles limites ?
Assistante freelance et comptabilité : ne pas tomber dans le piège de la pratique illégale
TRAVAUX COMPTABLES ET ASSISTANTE FREELANCE
La gestion comptable d’une société correspond à la tenue de la comptabilité générale. En France, les opérations d’enregistrement sont soumises à des règles très précises et doivent être réalisées par un expert-comptable diplômé et inscrit auprès du conseil régional de l’Ordre. L’assistance freelance ne peut donc pas réaliser la comptabilité des entrepreneurs. Ainsi, elle ne peut pas prendre en charge la gestion comptable des imputations ou la saisie des pièces comptables dans les logiciels concernés. Dans cet article, vous découvrirez que la comptabilité est une affaire d’expert-comptable, que la secrétaire freelance ne peut pas proposer à ses clients des tâches visant à la gestion comptable. Cependant, elle peut réaliser des missions administratives en lien avec la comptabilité d’entreprise.
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La gestion comptable en toute légalité dans les petites et moyennes entreprises
La gestion comptable est divisée en deux grands domaines : la comptabilité financière et de gestion. Elle encadre plusieurs missions telles que la tenue de la comptabilité, la gestion de trésorerie, la production des comptes annuels, etc.
L’exercice de la comptabilité est soumis en France à l’ordonnance du 19 septembre 1945 qui réglemente la profession d’expert-comptable.
L’entreprise a donc deux possibilités pour tenir sa comptabilité :
- Engager un salarié subordonné, juridiquement couvert par la société qui est responsable de ses comptes.
- Solliciter un cabinet d’expertise comptable qui présente les comptes annuels, révise, surveille et consolide la comptabilité de la société.
Parfois, ne sachant pas que c’est interdit, les dirigeants des sociétés font appel à une assistante indépendante pour réaliser certains travaux comptables qui relèvent de prestations de comptabilité. En effet, cet acte est illégal. Donc, la secrétaire indépendante ne doit pas entreprendre d’opérations se référant à l’enregistrement d’une transaction commerciale ou financière dans les comptes de l’entreprise.
Gestion comptable et secrétariat : ce que ne peut pas faire l’assistante freelance
L’assistance freelance n’a pas le droit d’effectuer des travaux comptables de façon habituelle et sous sa responsabilité sans être inscrite au registre de l’Ordre des experts-comptables. Et cela, même si elle est comptable, diplômée, à l’aise avec les chiffres et expérimentée en gestion comptable.
Ainsi, pour exercer en toute légalité son activité d’assistance freelance, la secrétaire indépendante ne doit pas réaliser les opérations suivantes :
- Les imputations comptables
- La saisie des pièces comptables
- La saisie des écritures de clôture
- Le passage des écritures comptables
- La déclaration de la TVA de la société
En effet, les conséquences peuvent être lourdes en cas de défaillance : la pratique illégale de la comptabilité est régie par l’article 433-17 du Code pénal :
« L’usage, sans droit, d’un titre attaché à une profession réglementée par l’autorité publique ou d’un diplôme officiel ou d’une qualité dont les conditions d’attribution sont fixées par l’autorité publique est puni d’un an d’emprisonnement et de 15 000 euros d’amende.
Les personnes physiques ou morales coupables du délit prévu à la présente section encourent également la peine complémentaire suivante : interdiction de l’activité de prestataire de formation professionnelle continue au sens de l’article L. 6313-1 du Code du travail pour une durée de cinq ans. »
Les prestations possibles en comptabilité de l’assistante indépendante
En amont de la gestion comptable, l’assistante indépendante peut accompagner son client dans la réalisation de tâches administratives liées à sa comptabilité. Ainsi, elle lui permet de mieux coordonner son activité et elle lui fait gagner du temps. Retrouvez toutes les opérations qu’elle peut entreprendre et proposer aux indépendants, artisans, commerçants, organismes en toute sérénité :
- La réalisation et l’envoi des devis et des factures
- Le suivi et la relance des factures non réglées à échéance
- La mise en place des tableaux de bord. La tenue des tableaux de bord au quotidien permet d’assurer le suivi de la trésorerie et de faciliter le flux des informations comptables dans l’entreprise
- Le classement des documents comptables
- La transmission des informations au cabinet comptable
- Le pointage des règlements des clients
- La réalisation des notes de frais du personnel
De plus, elle peut même rendre service au cabinet d’expert-comptable en établissant un partenariat. Ainsi, elle répond aux besoins du cabinet en :
- Collectant les pièces justificatives nécessaires aux dossiers des clients
- Relançant les clients sur les pièces comptables manquantes
- Organisant, classant, archivant les pièces comptables des clients (factures, documents fiscaux, etc.).
Ainsi, gestion comptable d’une entreprise et secrétariat freelance ne s’accordent que si les travaux confiés à l’assistante indépendante ne viennent pas à l’encontre de l’ordonnance du 19 septembre 1945. La secrétaire freelance peut proposer alors des prestations qui touchent à des opérations annexes à la comptabilité. Il s’agit alors de la relance des factures, du classement des documents comptables. Cabinet d’expert-comptable, association, artisan, commerçant, indépendant, vous aimeriez externaliser certaines tâches administratives ? Vous êtes au bon endroit avec Adéquation Secrétariat.
