Stockage de documents administratifs : comment organiser vos fichiers et gagner du temps au quotidien ?
L’organisation du stockage des documents administratifs.
Le stockage de documents administratifs des entreprises a bien changé depuis 20 ans. Quand, au début des années 2000, les structures utilisaient encore les boites cartons ou disques durs pour stocker les dossiers, les fichiers… aujourd’hui la tendance est d’utiliser des serveurs ou des disques durs externes. Le stockage des documents administratifs est devenu une organisation stratégique pour les entreprises pour répondre aux documents introuvables, au manque d’espace de stockage, aux dossiers désorganisés. Mais alors, comment organiser et gérer ses documents administratifs ? Puisque cet exercice dépasse souvent les dirigeants et les petites entreprises, Delphine Langevain vous éclaire maintenant sur deux grandes étapes pour optimiser le stockage de vos documents et archives.
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Audit et structuration de la gestion documentaire
Avant d’actionner le stockage des documents administratifs, Delphine Langevain effectue un état des lieux afin de cerner la situation actuelle et vos besoins. Ensuite, elle crée une arborescence de dossiers claire et adaptée pour envisager des possibilités de gestion du stockage de documents.
Organisation et optimisation des fichiers numériques
La plupart du temps, Delphine Langevain constate que la mise en place d’un système de dossiers structuré et limpide est nécessaire. C’est pourquoi l’assistante administrative indépendante organise une arborescence de dossiers logique en privilégiant sur ordinateur ou cloud :
- le classement par catégorie (services, projets, clients…),
- le classement chronologique,
- la nomenclature des fichiers,
- la convention de nommage.
Cette convention pour nommer les documents numériques permet d’éviter les doublons et facilite les recherches. Par exemple, elle peut appliquer cette règle de classement : Année/Mois/Jour/Type de document/Nom du client/Version.
La gestion documentaire par Adéquation Secrétariat : organisation et restructuration
En parallèle, Delphine Langevain gère les différentes phases de stockage en retrouvant tout d’abord les documents, puis en faisant du tri numérique et un nettoyage numérique. Ainsi, avec son client artisan en bâtiment, elle a retrouvé les factures manquantes réclamées par le cabinet comptable. Elle a ensuite :
- réorganisé les dossiers sur le serveur informatique par grandes catégories,
- restructuré les classeurs papier,
- installé des bannettes pour faciliter le traitement des documents.
Ce qui a permis au gérant de reprendre les rênes de sa gestion documentaire.
Puis, pour le compte d’une association, elle a procédé à l’élimination de fichiers en double ou de brouillons et fichiers périmés ou oubliés dans les téléchargements ou scans. Remettre de l’ordre était la première chose à faire notamment pour retrouver les pièces nécessaires à l’expert-comptable. Ensuite s’ensuivit l’audit avec des préconisations pour améliorer les méthodes de travail de Sandrine, responsable de l’association.
Dématérialisation et numérisation de documents par Adéquation Secrétariat
Depuis des années maintenant, la gestion documentaire passe désormais par la dématérialisation et la numérisation. La secrétaire indépendante vous accompagne d’ailleurs dans cette transition vers le « zéro papier ». Par conséquent, elle vous aide ou vos collaborateurs dans la numérisation des documents physiques (factures, documents comptables, contrats, bulletins de salaire, courriers…). Delphine Langevain privilégie notamment la reconnaissance optique de caractères. En effet, elle peut faire en sorte de convertir les documents scannés en fichiers numériques dont le texte est rechargeable . Enfin, elle classe ces documents dans les répertoires numériques.
Sécurisation et gestion des droits d’accès aux fichiers
Il semble inconcevable de procéder à une organisation documentaire en entreprise sans réfléchir à la protection des données. L’assistante indépendante vous soutient également pour éviter les fuites d’informations. Donc, elle met en place un coffre-fort numérique, elle configure les autorisations selon le profil des collaborateurs. Ainsi, dans l’organisation du stockage de documents administratifs, elle peut donner accès en lecture seule à certains services et permettre la modification à d’autres. Pour autant, certains dossiers sont confidentiels, alors l’accès demeure très limité ; ils peuvent être protégés par un mot de passe.
Comment organiser le stockage de vos documents administratifs ?
Comment et où conserver vos documents administratifs numériques ? Il s’agit bien là de choisir et prendre en main des outils collaboratifs pour stocker vos documents numériques d’entreprise. Découvrez les différentes solutions selon le type de documents, de confidentialité, de facilité d’accès et de besoin de partage ainsi que celles du suivi de stockage.
Où conserver ses documents numériques ?
Il existe plusieurs possibilités pour effectuer des stockages d’informations et de documents :
- NAS (stockage en réseau)
- Cloud (Google Drive, DropBox, Microsoft OneDrive, iCloud Drive…
- Disque dur externe
- Coffre-fort numérique (Digiposte)
Adéquation Secrétariat aborde ici le NAS et le Cloud avec Google Drive et DropBox.
Le NAS est une solution pour stocker, trier et conserver des documents numériques. Il est relié à une box Internet ou à un réseau local. L’entreprise assure la gestion technique du boitier sur des disques. Les accès à distance restent possibles après configuration et les partages par différents utilisateurs également.
Le cloud est un service qui utilise des serveurs accessibles à distance à travers Internet. Il permet de stocker des documents et fichiers sur serveurs distants. Les documents sont hébergés par un fournisseur comme Google, Microsoft, Dropbox. L’accès aux documents et le partage des dossiers sont généralement simples.
Les comparatifs des outils : NAS, Google Drive et DropBox
Pour mieux visualiser les solutions de stockage de vos documents administratifs, il advient de comparer des espaces de stockage en ligne tel que Google Drive ou le NAS, à mi-chemin entre le disque dur externe et le cloud. Sous forme de tableau, trouvez-y quelques éléments essentiels, des avantages et inconvénients :
- Google Drive : stockage de documents, partage et collaboration sur les fichiers
- NAS : stockage de fichiers connecté à un réseau
- Dropbox : synchronisation et partage des fichiers
- Google Drive : espace gratuit, collaboratif et partagé – Gratuité limitée – Facilité d’utilisation
- NAS : achat du boitier – Maintenance à assurer – Facilité d’utilisation
- Dropbox : offre gratuite limitée – Abonnements payants – Facilité d’utilisation
- Google Drive : dépendance au fournisseur – Gestion des accès et suppressions – Pas de garantie sur la conservation sécurisée et durable des documents administratifs
- NAS : vol, incendies, pannes. Pas de garantie sur la conservation sécurisée et durable des documents administratifs
- Dropbox : dépendance au fournisseur et récupération des fichiers incertaine – Pas de garantie sur la conservation sécurisée et durable des documents administratifs
Organisation numérique et suivi du stockage de documents administratifs chez les artisans et associations
Pour faciliter la démarche de tri et d’organisation et la rendre systématique, Delphine Langevain rédige une procédure ou un tutoriel comme un guide. Cette création de procédures internes explique aux équipes et au dirigeant comment classer les documents pour maintenir l’ordre établi, mais aussi comment partager des documents, réaliser du nettoyage numérique… Ainsi, deux exemples récents illustrent cette réalité :
- Elle a eu l’occasion de restructurer chez Lætitia le Google Drive par thématique. Elle a également mis en place un coffre-fort numérique et créé un Trello avec des liens directs vers ses dossiers. Enfin, elle lui a préparé des tutoriels personnalisés pour qu’elle puisse utiliser ses outils seule. Lætitia était ravie de pouvoir retrouver ses documents et mieux suivre ses tâches quotidiennes et mensuelles.
- Pour une association, elle a créé un espace Google Drive partagé, avec des accès adaptés aux fonctions des différents membres. Les responsables du bureau disposent désormais d’un accès global aux documents. Elle a également accompagné la mise en place d’un logiciel de facturation et d’un tableau de suivi des accès aux différentes plateformes.
Ainsi, le stockage des documents administratifs reste un levier d’efficacité. Les solutions présentées dans cet article apportent des bénéfices pour votre entreprise. Elles garantissent un gain de temps réel dans la recherche et centralisation des fichiers ainsi que dans les accès et partages de documents qui sont mieux maitrisés. C’est la promesse de Delphine Langevain : analyser, organiser, simplifier et transmettre une méthode. Son objectif bien entendu est de ranger les documents, mais surtout de mettre en place une organisation adaptée que ses clients pourront utiliser durablement. Delphine Langevain reste votre soutien au quotidien pour vous alléger de cette tâche fastidieuse, mais nécessaire au bon fonctionnement de votre entreprise. Besoin d’y voir plus clair dans vos documents ? Faisons le point dès maintenant pour organiser votre classement et adopter une méthode efficace !
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